Quand la distance conduit à repenser comment on travaille ensemble

Corine, directrice du Centre Associatif de Vénissieux

Parole du 3 juillet 2020, mise en texte avec Martine et Christine

Quand le confinement est arrivé, les huit salariés du Centre sont passés prendre ce dont ils avaient besoin pour travailler : nos ordinateurs portables et des dossiers sur nos clés USB. L’un de nous a emporté le serveur fixe chez lui, pour gérer les envois de dossiers. Je me demandais bien quelles activités nous pourrions mener avec les associations si tout était fermé.

En temps normal, nous leur fournissons des salles de réunion, des bureaux, une domiciliation, de la formation et de l’accompagnement pour les porteurs de projet… C’est notre travail de maison des associations, en convention avec la ville de Vénissieux.

Avant la crise sanitaire, je faisais déjà une journée par semaine de télétravail. J’avais proposé aux personnes qui habitent loin que l’on essaye de le mettre en place pour elles. Sauf bien sûr pour l’accueil, où c’était impossible !

La première semaine, nous avons réglé toutes les galères pour que l’équipe et le Conseil d’Administration puissent travailler. Un collègue a proposé un outil de visioconférence, gratuit contrairement à zoom. J’ai eu un peu plus de mal pour mettre le CA dans la boucle, certains n’étant ni informatisés ni formés. Deux personnes n’y sont pas arrivées, nous avons donc communiqué par téléphone avec elles. Au démarrage, on parlait tous en même temps sur la visio, on se cadrait mal. C’était une catastrophe mais nous avons bien ri. Finalement, chacun a pu travailler chez soi, même le collègue qui n’aime pas ça et qui avait de plus un enfant en bas-âge à la maison. Quant à l’accueil, Sylvie s’est débrouillée avec notre unique téléphone portable, pour appeler les adhérents et voir comment nous pourrions leur être utile. Comme elle habite à Vénissieux, elle s’occupait aussi de relever le courrier et de traiter les urgences.

Nous nous réunissions en visio ou en audio. La formule consistait à ce qu’une ou deux personnes présentent une action, ou l’état d’avancement d’un projet en cours. Chacun prenait la parole et posait ses questions. Nous traitions question après question, personne après personne. Je n’avais jamais animé de réunion comme ça et j’ai trouvé que c’était bien.

Néanmoins, j’ai vite réalisé que l’on ne pouvait pas travailler à huit sur de nouveaux projets en mode visio ou tchat. Alors, nous nous sommes adaptés. Quand une idée nouvelle surgissait, deux personnes s’en emparaient, et moi je travaillais avec elles. Deux autres étudiaient un autre projet, etc. C’était très partagé. Comme on se fait confiance, ça avançait. L’équipe a été géniale. En mars, j’ai dû aussi accueillir deux étudiants de master pour six mois de service civique. Heureusement, ils ont été assez autonomes pour tout faire à distance. Ils ont bien aimé notre « café des blagounettes », un rendez-vous du vendredi où l’on finissait la semaine sans ordre du jour, chacun racontant comment il allait.

Tous nos projets dépendent de subventions. Les partenaires financiers pouvaient accepter que nous reportions des choses en 2021. Mais reporter le travail, c’était aussi reporter la subvention qui allait avec. Alors, nous avons décidé de nous débrouiller pour continuer à travailler. Par exemple, nous avons maintenu l’accompagnement et la formation en cours pour les dirigeants d’associations. Si nous avons renoncé à fêter les dix ans du Centre, nous avons cependant cherché comment rester en lien, être utile sur le territoire. Deux sujets sont vite sortis de nos échanges avec les associations : la distribution de colis alimentaires et l’école à la maison. Cela n’avait rien d’étonnant puisque les responsables des associations de la ville sont aussi des personnes qui « rament » dans leur vie personnelle, surtout pour l’école. Alors, nous avons travaillé sur les outils utiles aux associations. Nous avons créé la page Facebook pour relayer les informations qui nous paraissaient importantes. Et mis en place, à distance, ces deux projets. Il s’agissait de trouver des bénévoles et des moyens pour les associations. Ainsi, nous avons mis en place Ribambelle, l’école à la maison, et travaillé à l’aide alimentaire.

Les enfants recevaient leurs devoirs par courrier. Ça, c’était déjà réglé. Avec Ribambelle, nous sommes allés chercher des bénévoles parmi cinq associations : un bénévole par famille, trois ou quatre familles par association pour commencer. Nous leur avons proposé un fichier : combien d’enfants, où ils étaient… pour aider chaque association à coordonner son petit groupe de bénévoles autour des familles. Les associations adhérentes au centre sont de toutes petites associations de quartier, très sociales. Elles ont le lien avec des familles en grande difficulté. Et nous, nous étions capables de leur fournir des outils, comme les tableurs sur lesquels on a d’abord pris le temps de les former. Certains disaient que l’accompagnement d’un enfant ne peut pas se faire par téléphone. Moi, j’avais l’intuition contraire. Quand un référent bénévole prend contact par WhatsApp, ce n’est pas que pour les enfants, c’est aussi pour la famille, en soutien à la parentalité. J’ai pensé que de toute façon, nous n’avions pas d’autre choix, on ne peut pas laisser les gens sans rien.

Nous avions envisagé la réserve civique, une plateforme où l’on peut déposer son projet et son besoin en bénévoles. Personnellement, je ne voyais pas très bien à quoi cela pouvait nous servir. Mais ça a été extraordinaire. Les gens ont proposé leurs services, nous en discutions avec eux et nous les avons choisis. Nous ne leur demandions pas d’être enseignants, mais d’être capables d’ouvrir une relation, de gagner la confiance. Le savoir d’un parent qui s’occupe de son enfant suffisait. Ça a merveilleusement fonctionné. Si un bénévole ratait son rendez-vous, les enfants disaient : « Mais tu ne m’as pas téléphoné ! Tu m’avais promis ! » Nous avons aussi essayé de faire en sorte que les bénévoles habitent le plus près possible près de Vénissieux. D’une part au cas où il y ait une suite et aussi parce qu’on leur confiait un téléphone. Nous leur avons établi des conventions de mission parce qu’on leur confiait une famille et un téléphone. Il est toujours pénible de devoir courir après les téléphones, comme des huissiers.

Nous avons demandé aux bénévoles de remplir un journal de bord. Ces bilans sont nécessaires aussi parce que nous recevons des subventions. Et nous avons créé un groupe Facebook pour que les gens qui ne se connaissaient pas puissent échanger sans nous. Ça a moins bien fonctionné.

Pour moi, il faut avant tout traiter les problèmes des gens. Par exemple, nous venions de recevoir l’agrément pour un projet de tiers lieu numérique. Nous avons ainsi pu équiper les bénévoles du projet Ribambelle avec des smartphones, et ils sont allés traiter les problèmes informatiques avec les familles. Nous avons donc démarré la fabrique numérique à partir des besoins. Une fois que les familles sont arrivées à se connecter pour le soutien scolaire, elles peuvent le faire pour d’autres démarches. Quand le confinement est arrivé, nous avons ainsi réajusté les projets en entrant par ce qui était utile sur le territoire.

Pour la distribution de colis, les associations apportaient déjà de l’aide alimentaire. Elles ont, avec les familles, un lien que nous n’avons pas. Elles ont prouvé leur efficacité. Elles ont donc continué, en croulant sous les demandes : au niveau de la pauvreté, la situation s’annonce catastrophique. Beaucoup d’associations de la ville se sont créées autour de l’aide alimentaire. Les institutions pensent souvent qu’il n’y a pas besoin de petites associations, que les grosses suffisent. Mais heureusement qu’elles étaient là, en résonnances directe avec les gens. Elles ont besoin d’appui, de coordination, de mutualisation. Çà c’est notre mission, et nous étions là aussi. Les associations ont découverts ces nouveaux bénévoles puisés dans la réserve civique, tout comme ces nouveaux outils de travail. Elles ont besoin d’un camion pour aller chercher la nourriture, d’un lieu pour la stocker, la distribuer… Je veux maintenant réfléchir sur la distribution de colis alimentaires avec un groupe de travail. Nous avons répondu à un appel à projet. Sur l’action face à la pauvreté, qui est une des priorités de notre Centre, nous voulons expérimenter des choses avec les associations. Par exemple tisser des liens, y compris avec les bailleurs locaux qui sont intéressés. Imaginons que chacun prenne en charge une partie de la distribution de colis, que chaque acteur dise « Je fais de la médiation sociale, transversale ». Alors, nous gagnerons en qualité.

Au niveau du centre, nous avons établi une cartographie des colis distribués par les associations. J’ai reçu des témoignages de familles très en difficulté ou de personnes âgées. Nous leur téléphonions régulièrement pour prendre de leurs nouvelles et faire le point sur leurs besoins. Là aussi il fallait trouver de l’argent. Nous avons organisé une campagne locale de dons et la mairie nous a aidé. Nous avons plus d’expérience que les associations pour monter des projets, nous leur avons créé des outils de gestion qui ne s’inventent pas. Et nous avons maintenant acquis l’expérience de monter des projets à distance.

Nous voulons aussi garder l’outil de soutien scolaire, Ribambelle. Des bénévoles sont partants pour continuer, d’autres ont repris leurs activités. Donc, si les liens avec les familles peuvent rester, ils resteront. J’ai maintenant le projet de former des petites cellules autour de quelques familles, avec les bénévoles de quelques associations. Et j’aimerais les inviter, sous une forme conviviale, au mois de juillet puis le faire régulièrement.

Cette expérience a modifié aussi notre manière d’organiser l’accueil des associations. Par exemple, nous les accueillons quand elles ont besoin d’une salle, pour la modique somme de trois euros de l’heure. Elles viennent à l’accueil pour payer, pour prendre le badge, et pour le rapporter. Maintenant, plutôt que de les attendre, les salariées de l’accueil les appellent pour caler un un planning sur l’année. Ceux qui viennent régulièrement ont un badge permanent et nous les facturons tous les mois ou tous les trimestres. Ils viennent quand ils veulent, même si nous sommes obligés de contrôler les accès, de savoir qui est dans nos murs. Finalement il y aura un pôle accueil avec deux salariées, chacune dotée d’un téléphone portable et qui feront une demi-journée de télétravail chacune.

Nous avons aussi tenu le Conseil d’Administration à distance, avec la commissaire aux comptes. C’était très structuré : remise des documents à l’avance, chacun a pu préparer ses questions. Pour l’Assemblée Générale, à distance aussi, tous les rapports étaient sur YouTube, avec de la voix et de la musique. Pour le rapport moral j’ai enregistré le président. Et nous avons préparé une bande annonce un peu « rock n’roll ». Le montage c’est moi, mais chacun a fait ses vidéos. J’avais prévu un google Drive pour que les gens puissent voter et ouvert un espace de commentaires sous les vidéos. Malheureusement les gens n’ont pas posé de questions. Donc il n’y a pas eu de discussion. En une demi-heure nous avons fait toute l’AG ! Il nous a manqué un vrai bon moment convivial. Mais j’ai découvert que nous pourrons continuer à utiliser la vidéo, y compris pour des réunions physiques.  Je me dis aussi que des personnes qui ne peuvent pas être présentes physiquement pourraient ainsi accéder aux rapports et prendre part au vote, à distance. Je vais proposer d’inscrire cette possibilité dans les statuts.  

Nous l’avons expérimenté, le télétravail est possible. Bien sûr, les fiches de poste doivent évoluer, mais cela conduit aussi à réfléchir aux raisons d’être ensemble. Par exemple, nous allons maintenant travailler avec mon équipe sur les permanences que nous tiendrons, numériques, sociales et autres. La nouveauté, c’est que nous allons nous demander si nous avons besoin de nous voir ou s’il est mieux de se téléphoner. Faut-il accompagner un atelier en visio ou en présence ? Les personnes comprennent aussi bien les exercices si elles sont chez elles. Je vais aussi proposer à mon équipe de suivre des webinaires, et de le faire ensemble. Parce que je pense que l’on en garde quelque chose de plus si on échange après. Pour ce qui me concerne, j’ai préféré suivre des webinaires avec quelqu’un d’autre. Parce que, quand je suis toute seule, je vois ma pile de travail à faire et j’ai du mal à entrer dans le webinaire.

Parole de Corine, le 3 juillet 2020, mise en texte avec Martine et Christine

PS : Pendant le confinement, j’ai aussi poursuivi mes activités de professeur de Qi Gong. C’est une autre histoire, à lire ici

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